Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert Kunden, Interessenten, Unternehmensvertreter, Vollmachtgeber, bevollmächtigte Unterzeichner und abholende Personen über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Fahrzeugkauf, bei Werkstatt- und Serviceleistungen, bei Übergaben, Reklamationen und in unseren Online-Formularen.

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist das in der Kopfzeile beziehungsweise im Impressum genannte Unternehmen. Den Datenschutzkontakt und – sofern bestellt – den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@autohaus-doerrschuck.de.

Wir verarbeiten Stamm- und Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon und E-Mail), Unternehmens- und Vertretungsdaten (Firma, Rechtsform, Registerdaten, Position, Vollmacht und USt-IdNr.), Vertrags-, Fahrzeug-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten sowie – soweit erforderlich – Ausweis- und Führerscheindaten.

Bei digitalen Unterschriften und Übergaben verarbeiten wir Unterschrift, Name, Ort und Zeitstempel, Dokumentversionen, Versand- und Zugangsstatus sowie gegebenenfalls Fotos und Standortkoordinaten. IP-Adressen und technische Zugriffsdaten werden für Auslieferung, Sicherheit, Fehleranalyse und zeitlich begrenzte Missbrauchssperren verarbeitet; die Anwendung legt sie nicht als Bestandteil der Vollmacht ab.

Daten erhalten wir unmittelbar von der betroffenen Person, vom Käufer beziehungsweise dem vertretenen Unternehmen, aus vorgelegten Vollmachten und Nachweisen, aus öffentlichen Registern sowie aus amtlichen Bestätigungsdiensten. Werden Daten einer bevollmächtigten Person durch den Käufer oder das Unternehmen mitgeteilt, handelt es sich um eine Dritterhebung im Sinne des Art. 14 DSGVO.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Anbahnung und Durchführung des Vertrags mit dem Kunden, insbesondere Kauf, Lieferung, Übergabe, Zahlung, Gewährleistung und Reklamationsbearbeitung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung handels-, steuer- und geldwäscherechtlicher Pflichten, insbesondere Rechnungsstellung, Buchführung, Nachweis steuerfreier Lieferungen, USt-IdNr.-Bestätigung sowie Identifizierung nach dem GwG.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Prüfung und Dokumentation von Vertretungsbefugnissen, sichere Fahrzeugübergabe, Beweissicherung, Betrugsvermeidung, IT-Sicherheit sowie Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen. Unsere Interessen bestehen darin, nur an berechtigte Personen zu leisten und Vertrag, Vollmacht, Zustand und Übergabe beweisbar zu dokumentieren.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gilt nur, wenn für einen gesonderten, freiwilligen Zweck ausdrücklich eine Einwilligung abgefragt wird. Die Bestätigung, eine Datenschutzinformation erhalten zu haben, ist keine Einwilligung und nicht die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

Für die bevorzugte digitale Vollmacht senden wir an die beim Vollmachtgeber hinterlegte E-Mail-Adresse einen zeitlich begrenzten Link. Verarbeitet werden Vollmachtgeber, bevollmächtigte Person, konkreter Zweck und Umfang, Vertrags-/Fahrzeugbezug, Name und Ort der unterzeichnenden Person, gezeichnete Unterschrift, Zeitstempel sowie die Fassung der bereitgestellten Datenschutzinformation. Der Vollmachtgeber kann die PDF vor der Unterschrift einsehen.

Alternativ können unterschriebene externe Vollmachten hochgeladen werden. Eine automatische inhaltliche Anerkennung beliebiger Dokumente findet nicht statt; Mitarbeiter ordnen den Nachweis dem Unternehmen, der handelnden Person und gegebenenfalls dem konkreten Vertrag zu.

Erhalten wir Daten der bevollmächtigten Person vom Käufer oder Unternehmen, informieren wir diese gemäß Art. 14 DSGVO spätestens bei der ersten direkten Kontaktaufnahme beziehungsweise bei Übergabe. Der Käufer beziehungsweise das Unternehmen soll die benannte Person zusätzlich vorab auf diese Datenschutzerklärung hinweisen. Gibt die betroffene Person Daten auf der Vollmacht- oder Übergabeseite selbst ein, erfolgt die Information nach Art. 13 DSGVO unmittelbar dort.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Kunden sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber Vertretern und abholenden Personen. Eine Vollmacht ist grundsätzlich formfrei (§ 167 BGB); die digitale Dokumentation dient der sicheren Zuordnung und Beweisführung.

Für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung übermitteln wir die USt-IdNr. des Erwerbers sowie Firma, Ort und – soweit vorhanden – Straße und PLZ an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die qualifizierte Bestätigungsabfrage erfolgt über den amtlichen eVATR-/VIES-Dienst auf Grundlage von § 18e UStG.

Gespeichert werden Prüfstatus, Abfrage-ID, Anfragezeitpunkt, die A/B/C/D-Vergleichsergebnisse zu den Firmendaten, die geprüfte USt-IdNr. und der auslösende beziehungsweise manuell prüfende Mitarbeiter. Bei einer amtlichen manuellen Prüfung speichern wir zusätzlich Referenz und hochgeladenen Prüfnachweis (PDF/Screenshot). Ein technischer Ausfall blockiert Vertrag und Übergabe nicht; eine steuerfreie Rechnung wird jedoch erst nach erfolgreichem Nachweis erstellt.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 6a und 18e UStG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (steuerlich ordnungsgemäße und beweisbare Abwicklung).

Auftragsverarbeiter für den Anwendungsbetrieb sind Scaleway (Versand von Transaktions-E-Mails/SMTP), Railway (Anwendungs- und Datenbank-Hosting in der konfigurierten EU-Region) und OVHcloud (aktueller Objektspeicher in Paris/Frankreich). Während der dokumentierten Altdatenmigration können einzelne ältere Dokumente noch lesend bei IONOS oder Tigris liegen; neue rechtliche Dokumente werden dort nicht abgelegt.

Für optionale Kommunikations- und Hilfsfunktionen werden GatewayAPI (SMS-Versand), OpenStreetMap/Nominatim (Rückübersetzung freiwillig bereitgestellter Standortkoordinaten), n8n/vehifox sowie Deutsche Post/DHL (Erstellung von Versandetiketten mit Empfängeranschrift) eingesetzt.

Soweit die KI-gestützte Ausweiserfassung genutzt wird, werden Dokumentbilder an OpenAI zur strukturierten Auslesung übermittelt. Es besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; API-Daten werden nicht zum Modelltraining verwendet und nach den vereinbarten API-Aufbewahrungsregeln spätestens nach 30 Tagen beim Anbieter gelöscht. Ergebnisse werden vor Verwendung durch einen Mitarbeiter geprüft.

Weitere Empfänger sind das BZSt und andere zuständige Behörden, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken, Zahlungsdienstleister, Versicherungen, Werkstätten und sonstige Empfänger, soweit dies für Vertrag, Versand, gesetzliche Pflichten oder die Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Die primären Hosting- und Speicherstandorte sind im EWR. Bei Anbietern mit Sitz oder möglichem Supportzugriff außerhalb des EWR – insbesondere OpenAI und gegebenenfalls konzernbezogenen Supportleistungen anderer Anbieter – erfolgt eine Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer wirksamen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln einschließlich erforderlicher zusätzlicher Schutzmaßnahmen.

Bei Nominatim kann eine Verarbeitung im Vereinigten Königreich erfolgen; hierfür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Informationen zu den jeweils einschlägigen Garantien können über den Datenschutzkontakt angefordert werden.

Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt. Rechnungen und sonstige Buchungsbelege werden acht Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG); hierzu gehören regelmäßig auch steuerliche Export- und BZSt-Prüfnachweise. Handels- und Geschäftsbriefe werden sechs Jahre aufbewahrt. Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres und verlängern sich, solange Unterlagen für noch offene Steuer- oder Rechtsverfahren benötigt werden.

Kaufverträge, zugehörige digitale Unterschriftsnachweise und Vollmachten zum Vertragsabschluss werden zusammen mit dem Geschäft entsprechend ihrer handels-/steuerrechtlichen Einordnung regelmäßig sechs beziehungsweise acht Jahre aufbewahrt. Ausweiskopie und Vollmacht einer nur abholenden Person werden für die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist von drei Jahren ab Jahresende aufbewahrt und anschließend gelöscht, sofern kein Rechtsfall eine längere Speicherung erfordert.

Identifizierungsunterlagen nach dem Geldwäschegesetz werden fünf Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht; die zuständige Behörde kann im gesetzlichen Rahmen eine längere Frist bis höchstens zehn Jahre anordnen (§ 8 Abs. 4 GwG). Eine nur zur Datenerfassung erstellte Ausweiskopie ohne GwG-, Export- oder sonstigen Nachweiszweck wird nach Übernahme der benötigten Daten gelöscht.

Zeitlich begrenzte Vollmacht- und Signaturlinks sind regelmäßig sieben Tage gültig und danach nicht mehr nutzbar. Foto-, Video- und Standortnachweise werden gelöscht, sobald Beweis- und Anspruchszwecke entfallen; ausdrücklich vereinbarte Dokumentationsvideos spätestens zwei Monate nach Ablauf der maßgeblichen Gewährleistungsfrist. Reklamationsdaten werden nach Abschluss und Ablauf der einschlägigen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für den Verantwortlichen zuständigen Landesdatenschutzbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte und für Informationen zu Drittlandgarantien wenden Sie sich an: datenschutz@autohaus-doerrschuck.de.

Die für Vertrag, Vertretungsprüfung und Übergabe gekennzeichneten Pflichtdaten sind vertraglich erforderlich. Steuer-, handels- und geldwäscherechtliche Angaben sind gesetzlich erforderlich, soweit der jeweilige Sachverhalt vorliegt. Ohne erforderliche Vertragsdaten kann der Vertrag nicht durchgeführt werden; ohne vorgeschriebenen Identitäts- oder Steuerbefreiungsnachweis kann die betroffene Zahlungsart beziehungsweise steuerfreie Abrechnung nicht erfolgen. Ein Gewerbeschein ist kein allgemeines Abschluss-Hindernis und kann als Unternehmensnachweis nachgereicht werden.

KI-Systeme unterstützen ausschließlich die Datenerfassung. Ergebnisse werden vor ihrer rechtlichen oder buchhalterischen Verwendung von einem Mitarbeiter geprüft. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.